Stand: September 2026
Delkhaz Ali
Steuerwerk Bonn
Brieger Weg 6, 53119 Bonn
Telefon: +49 1575 929 2817
E-Mail: info@steuerwerk-bonn.de
Das Mandantenportal dient dem sicheren digitalen Austausch von Buchhaltungs- und Lohnunterlagen zwischen Steuerwerk Bonn und seinen Mandanten. Mandanten erhalten von Steuerwerk Bonn einen persönlichen Zugang und können darüber Dokumente hochladen und einsehen.
Soweit Lohn- und Gehaltsunterlagen hochgeladen werden, enthalten diese personenbezogene Daten der Mitarbeitenden unserer Mandanten (z. B. Namen, Gehaltsangaben, Sozialversicherungsdaten). Bei der Verarbeitung dieser Daten handeln wir als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO auf Weisung des jeweiligen Mandanten — verantwortliche Stelle im datenschutzrechtlichen Sinne bleibt in diesem Verhältnis der Mandant als Arbeitgeber, nicht Steuerwerk Bonn. Die Einzelheiten der Auftragsverarbeitung sind gesondert mit dem jeweiligen Mandanten vereinbart.
Zugangsdaten und Dokument-Metadaten werden in einer Datenbank auf dem Portal-Server gespeichert. Die hochgeladenen Dokumente selbst werden nicht auf dem Server abgelegt, sondern automatisch und ausschließlich an pCloud übertragen und dort gespeichert (pCloud International AG, Schweiz; Speicherung im EU-Rechenzentrum). Die Schweiz verfügt über einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, sodass eine Datenübermittlung dorthin ein der EU vergleichbares Datenschutzniveau voraussetzt; die eigentliche Dokumentenspeicherung erfolgt darüber hinaus in einem EU-Rechenzentrum. Für Ihr pCloud-Konto ist ausschließlich Steuerwerk Bonn zugangsberechtigt — Mandanten benötigen und erhalten keinen eigenen pCloud-Zugang.
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des mit Ihnen bestehenden Mandats bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie, soweit erforderlich, zur Erfüllung rechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Dokumente werden für die Dauer der Mandatsbeziehung sowie im Anschluss so lange gespeichert, wie gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies erfordern (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren, etwa nach § 147 AO bzw. § 257 HGB). Nach Ablauf der jeweils maßgeblichen Frist werden die Daten gelöscht, sofern keine anderweitige rechtliche Verpflichtung entgegensteht.
Folgende Dienstleister erhalten im Rahmen der Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) Zugriff auf Daten:
Diese Seite bindet folgende Ressourcen direkt von den Servern externer Anbieter ein. Dabei wird jeweils eine Verbindung zum entsprechenden Server aufgebaut und Ihre IP-Adresse übermittelt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer performanten und funktionsfähigen Darstellung des Portals (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Die Schriftarten des Portals werden direkt von unserem eigenen Server ausgeliefert, nicht von Google — hierbei findet keine Verbindung zu einem externen Anbieter statt.
Die fotografierten bzw. gescannten Dokumente selbst werden bei alldem ausschließlich in Ihrem Browser verarbeitet (Zuschnitt, Aufbereitung, Zusammenfügen zu einem PDF) und verlassen Ihr Gerät erst, wenn Sie den Upload bestätigen.
Passwörter werden ausschließlich verschlüsselt (gehasht) gespeichert, niemals im Klartext. Der Zugriff auf Dokumente ist auf den jeweiligen Mandanten sowie die Verwaltung beschränkt — ein Mandant kann nur seine eigenen Dokumente einsehen. Wir empfehlen und setzen den Betrieb der Anmeldung ausschließlich über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung voraus.
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich hierzu an die oben genannte Kontaktadresse. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu, z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
Ihr Zugang zum Mandantenportal wird von Steuerwerk Bonn als Ihrem Mandat für Sie eingerichtet; eine Löschung nehmen Sie daher nicht selbst im Portal vor, sondern beantragen sie bei uns per E-Mail an info@steuerwerk-bonn.de (mit dem Betreff „Konto löschen", von der bei uns hinterlegten E-Mail-Adresse aus) oder telefonisch unter +49 1575 929 2817. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen und bestätigen Ihnen die Löschung per E-Mail. Dabei löschen wir Ihre Zugangsdaten, Ihre aktive Anmeldesitzung sowie sämtliche Protokolldaten zu Ihrem Login vollständig.
Sie müssen dafür nicht Ihr gesamtes Konto schließen lassen: Auf Anfrage über dieselben Kontaktwege entfernen wir auch einzelne von Ihnen hochgeladene Dokumente aus dem Portal, während Ihr Konto und der Zugriff auf die übrigen Unterlagen bestehen bleiben.
Für Buchhaltungs- und Lohnunterlagen gelten dabei unverändert die in Abschnitt 7 genannten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren; diese Unterlagen können wir erst nach Ablauf der jeweiligen Frist löschen, auch wenn Ihr Portal-Zugang bereits gelöscht wurde. Diese Angabe ersetzt keine rechtliche Beratung; bei Fragen zu Ihren konkreten Unterlagen sprechen Sie uns gerne an.